Thu quỹ chụp kỷ yếu cho cả lớp: cách thu, ghi sổ và công khai

Một loạt khoản chuyển cùng một số tiền, nội dung chỉ ghi “kỷ yếu”: đó là thứ thủ quỹ hay gặp khi mở lịch sử tài khoản lúc vừa hết hạn đóng. Khi thu quỹ chụp kỷ yếu cho cả lớp, chỗ dễ rối thường là ghi chép: khoản nào của bạn nào, đã nộp studio bao nhiêu. Lớp thống nhất cách ghi ngay từ lúc mở đợt thu thì buổi đối chiếu chỉ mất vài phút, và bạn nào cũng tự kiểm được tên mình.

Trước khi thu quỹ chụp kỷ yếu: hỏi trường và chốt danh sách

Mỗi trường có cách quản lý khoản thu riêng, nên lớp hỏi giáo viên chủ nhiệm trước khi mở đợt thu. Quỹ chụp kỷ yếu là tiền lớp tự góp cho buổi chụp, vì vậy giữ riêng, không gộp vào quỹ lớp chung, trừ khi cả lớp và phụ huynh đã thống nhất.

Với BFFMEDIA, gói chụp được tính theo sĩ số các bạn đăng ký tham gia buổi chụp, nên danh sách thu cũng chính là danh sách đăng ký. Bạn không đăng ký mà vẫn muốn đứng vào ảnh tập thể thì lớp trao đổi với BFFMEDIA trước khi chốt sĩ số. Thời điểm nên chốt danh sách đã có ở bước chốt sĩ số trong kế hoạch chụp kỷ yếu của lớp.

Lớp tìm hiểu các gói chụp, chọn gói hợp nhu cầu rồi thu mỗi bạn đúng số tiền thực tế của gói đó. Thu đúng thì cuối đợt không còn khoản dư phải bàn chia lại, cũng không ai phải hỏi vì sao lại thu thêm. Việc lớp muốn làm thêm ngoài gói thì biểu quyết riêng và ghi thành dòng riêng trong sổ.

Ai giữ tiền, ai cùng xem sổ

Thủ quỹ kỷ yếu là người nhận tiền và ghi sổ. Một người đối chiếu, thường là giáo viên chủ nhiệm hoặc phụ huynh đại diện, cùng xem sổ nhưng không giữ tiền. Lớp trưởng đang làm đầu mối với ekip thì không nên kiêm thêm việc này; cách chia cụ thể nằm ở phần vai thủ quỹ trong ban cán sự. Ở lớp nhỏ tuổi, phụ huynh là người đóng, còn ai đứng ra gom thì làm theo hướng dẫn của giáo viên chủ nhiệm.

Thu một lần hay theo đợt: bám theo hợp đồng

BFFMEDIA nhận cọc 30% khi lớp ký hợp đồng, phần còn lại thanh toán theo hợp đồng. Lớp tự chọn thu quỹ chụp kỷ yếu một lần cho gọn hay chia hai đợt cho nhẹ, miễn là đủ phần cọc trước buổi ký. Đợt sau chỉ cần xong trước hạn ghi trong hợp đồng. Lúc chưa ký, lớp nên đọc kỹ những điều nên xem trong hợp đồng studio trước khi đặt cọc.

Thủ quỹ gom tiền cả lớp rồi nộp chung cho BFFMEDIA theo hợp đồng. Từng bạn nộp cho thủ quỹ, không tự chuyển thẳng cho studio. Nhờ vậy tiền của lớp chỉ đi một đường, mỗi lần nộp là một dòng trên sổ, so với hợp đồng rất nhanh.

Nếu buổi chụp phải hoãn vì thời tiết, BFFMEDIA dời lịch. Tiền đã thu vẫn nằm nguyên trong sổ, thủ quỹ không cần trả ra rồi thu lại. Các việc khác của lớp lúc đó có trong bài những việc lớp làm khi phải dời lịch vì mưa.

Mẹo: mở đợt thu bằng một tin ghim có hạn nộp và tên thủ quỹ. Trước hạn chỉ nhắc chung một lần; hết hạn thì thủ quỹ nhắn riêng từng bạn còn thiếu.

Nhận tiền mặt và chuyển khoản từ từng bạn

Tiền mặt hay chuyển khoản đều dùng được để thu quỹ chụp kỷ yếu. Lớp nên chọn một cách chính cho cả đợt để sổ gọn, cách còn lại chỉ để dự phòng cho vài bạn.

Khi các bạn chuyển khoản

Cả lớp thống nhất một mẫu nội dung chuyển khoản: STT - Họ tên - lớp - đợt. STT lấy theo danh sách đăng ký, viết không dấu cũng được. Có STT thì hai bạn trùng tên vẫn lọc đúng.

Thủ quỹ chỉ đánh “đã đóng” khi tiền đã thật sự vào tài khoản, xem ở thông báo biến động số dư. Ảnh chụp màn hình bạn gửi chưa đủ để tính, vì loại ảnh này có thể bị làm giả, như bài nhận diện biên lai chuyển tiền giả trên Tạp chí Kinh tế – Tài chính đã cảnh báo.

Lớp dùng một tài khoản nhận duy nhất, thống nhất với giáo viên chủ nhiệm từ đầu đợt và không đổi giữa chừng.

Khi các bạn nộp tiền mặt

Lớp thu ngay tại lớp vào một buổi định trước, có hai người cùng đếm. Bạn nộp ký tên cạnh dòng của mình trên danh sách, thủ quỹ ghi vào sổ ngay trong ngày. Không để một bạn học sinh giữ tiền mặt qua nhiều ngày; giữ và gửi thế nào thì làm theo hướng dẫn của giáo viên chủ nhiệm.

Khi thủ quỹ nộp tiền cho studio

Lớp trả BFFMEDIA bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản. Nếu chuyển khoản, thủ quỹ hỏi rõ số tài khoản nhận lúc ký hợp đồng và chỉ chuyển vào đúng tài khoản đó. Mỗi lần nộp, thủ quỹ lưu vào tab “Nộp BFFMEDIA” giấy tờ xác nhận nào lớp đang có cho lần đó. Nộp bằng chuyển khoản thì ít nhất cũng có ảnh giao dịch từ phía lớp.

Sổ thu quỹ chụp kỷ yếu: mẫu ba tab trên Google Trang tính

Sổ quỹ lớp cho buổi chụp không cần theo mẫu kế toán. Một file ba tab là dùng được, miễn có đủ cột để ai mở ra cũng đối chiếu được.

Tab	Cột	Dùng để
Thu	STT · Họ tên (theo danh sách đăng ký) · Đợt · Ngày nhận · Hình thức (tiền mặt hoặc chuyển khoản) · Số tiền · Người nhận · Đã đối chiếu · Ghi chú	Biết từng bạn đã nộp chưa, nộp cho ai, vào lúc nào
Nộp BFFMEDIA	Ngày · Lần nộp (cọc hoặc phần còn lại theo hợp đồng) · Số tiền · Hình thức · Người nộp · Xác nhận lưu ở đâu	Đối chiếu từng lần nộp với hợp đồng
Tổng	Đã thu · Đã nộp · Đang giữ · Số bạn đã đủ trên sĩ số đăng ký	Thủ quỹ và người đối chiếu xem nhanh; dòng số bạn đã đủ là dòng đăng lên nhóm lớp

Cột Số tiền ghi đúng mức của gói lớp đã chốt, còn ô tổng ở tab Tổng dùng hàm cộng có sẵn của bảng tính. Sổ chỉ ghi tiền thực thu và thực nộp, không có cột dự kiến.

Thủ quỹ khoá quyền sửa: chỉ thủ quỹ và người đối chiếu được sửa, giáo viên chủ nhiệm và phụ huynh đại diện để quyền người xem. File không chia sẻ cho cả nhóm lớp; phần công khai nói ở mục dưới. Tính năng này có sẵn trong tài khoản Google, cách bật nằm trong hướng dẫn chia sẻ tệp và chọn quyền Người xem của Google.

Ghi chú: tối nào có tiền vào, thủ quỹ so với lịch sử tài khoản hoặc chữ ký rồi đánh dấu cột Đã đối chiếu. Dòng nào chưa đánh dấu là dòng cần hỏi lại.

Công khai quỹ lớp mà không lộ thông tin riêng

Để thu quỹ chụp kỷ yếu minh bạch, lớp công khai quỹ lớp vào bốn lúc nói ở đoạn dưới, còn từng giao dịch thì để trong sổ. Nhóm lớp chỉ thấy danh sách các bạn đã đóng, không ghi số tiền từng bạn, kèm một dòng tổng “[số bạn]/[sĩ số đăng ký] bạn đã đủ”. Thủ quỹ không đăng tên những bạn còn thiếu và không đếm ngược hằng ngày. Bạn nào chưa thấy tên mình thì tự nhắn riêng thủ quỹ.

Có bốn lúc nên báo lên nhóm. Lần đầu là khi lớp gom đủ phần cọc, lần thứ hai ngay sau khi nộp cọc. Lần thứ ba là lúc nộp phần còn lại, và lần cuối là ngày khoá sổ.

Đừng đăng ảnh sao kê hay ảnh chuyển khoản có số tài khoản lên nhóm. Nếu cần cho cả lớp xem hợp đồng, hãy che số tài khoản và chữ ký trước.

Bạn đóng chậm, bạn gặp khó, bạn đổi ý sau khi chốt

Hết hạn mà vẫn có bạn chưa đóng tiền kỷ yếu, thủ quỹ nhắn riêng và hỏi bạn hẹn được ngày nào. Quá hẹn thì báo giáo viên chủ nhiệm, không nêu tên trên nhóm. Lời nhắn nên nhẹ nhàng, vì nhiều bạn chỉ quên.

Bạn đang gặp khó về tiền thì kênh kín là giáo viên chủ nhiệm. Thủ quỹ không tự đứng ra kêu cả lớp góp giúp. Nếu thầy cô đã có cách lo cho bạn ấy, thủ quỹ chỉ ghi vào sổ đúng như thầy cô dặn, không ghi lý do và không nhắc tên trên nhóm. Chuyện bạn chưa muốn đi chụp là việc lớp nên nói riêng, ngoài chuyện sổ sách.

Có bạn rút hoặc thêm sau khi đã chốt sĩ số thì sao? Vì gói tính theo sĩ số đăng ký, thủ quỹ ghi ngày bạn rút hoặc thêm vào cột Ghi chú. Đầu mối có câu trả lời của studio rồi thủ quỹ mới sửa số tiền ở dòng của bạn đó; phần tiền xử lý theo hợp đồng.

Câu hỏi thường gặp

Khoá sổ khi dòng cuối khớp với hợp đồng

Lần nộp cuối xong, thủ quỹ và người đối chiếu so ba con số ở tab Tổng với hợp đồng và tab Nộp BFFMEDIA. Khớp rồi thì đăng tin khoá sổ theo mẫu ở trên, thay câu nộp tiền bằng câu “Lớp mình đã nộp đủ cho studio theo hợp đồng, sổ quỹ khoá từ hôm nay”. Sau đó chuyển file sang chỉ xem và gửi giáo viên chủ nhiệm giữ một bản. BFFMEDIA gửi cùng lúc ảnh gốc và ảnh đã chỉnh qua Google Drive trong vòng 15 ngày, tính từ ngày lớp thanh toán đủ và hoàn trả đủ trang phục. Vì vậy, lớp ghi lại ngày nộp lần cuối cho studio, cùng với ngày trả đủ trang phục.

Từ hôm khoá sổ, ai hỏi lại chuyện thu quỹ chụp kỷ yếu, thủ quỹ chỉ việc chỉ vào tin khoá sổ trên nhóm và bản sổ thầy cô đang giữ. Các việc khác của lớp trước và sau buổi chụp có trong trọn bộ kinh nghiệm chụp kỷ yếu cho học sinh. Lớp nào sắp mở đợt thu thì thủ quỹ nên xem trước cách BFFMEDIA nhận thanh toán từ lớp để chia đợt cho khớp.