Ban cán sự tổ chức chụp kỷ yếu: mỗi vai làm gì, ai chốt, ai thay

Họp lớp bàn kỷ yếu, câu chốt quen thuộc là “lớp trưởng lo kỷ yếu nhé”. Nếu ban cán sự chụp kỷ yếu không chia vai ngay từ buổi đó, lớp trưởng sẽ vừa giữ tiền của cả lớp vừa nói chuyện với ekip. Bạn ấy đi thi một tuần là việc của cả lớp đứng lại.

Ban cán sự chụp kỷ yếu gồm những vai nào

Sáu vai ở trên, mỗi vai một chủ việc. Lớp trưởng hay nhận vai đầu mối, tức là đại diện lớp làm việc với ekip, nhưng không vì thế mà phải kiêm luôn tiền hay đồ. Có chuyện gì, cả lớp nhìn tin ghim là biết hỏi ai. Thứ tự các việc theo thời gian đã có ở bài kế hoạch chụp kỷ yếu xếp theo giai đoạn; phần dưới đây đi theo từng người.

Sơ đồ dưới cho thấy tin đi đường nào: mọi việc với ekip qua đầu mối, còn thầy cô và phụ huynh đứng ngoài để gỡ khi ban kẹt.

Lớp ít người thì gộp vai thế nào

Lớp ít người có thể để ba bạn gánh sáu vai, miễn là cặp vai ở cột “Không nên kiêm thêm” không rơi vào cùng một người.

Người	Giữ các vai	Vì sao gộp được	Không nên kiêm thêm (vì sao)
Bạn 1	Đầu mối với ekip + người giữ nhóm lớp	Cả hai việc là nhận tin và báo tin, cùng một điện thoại	Thủ quỹ (người chốt việc với ekip không tự giữ luôn tiền, cả lớp và thầy cô dễ đối chiếu)
Bạn 2	Thủ quỹ + phụ trách trang phục	Cả hai đều giữ danh sách theo từng bạn: đã đóng, size, đồ đã trả	Đầu mối với ekip (như dòng trên)
Bạn 3	Hậu cần ngày chụp + người gom góp ý ảnh	Hậu cần bận ngày chụp, gom góp ý bận sau buổi chụp, hai việc không chồng lúc	Phụ trách trang phục (ngày chụp vừa điểm danh vừa giữ đồ thì dễ sót cả hai)
Lớp đông	Tách đủ sáu vai, mỗi vai thêm một bạn phụ	Bạn phụ là người thay khi vắng	–

Bảng chỉ là gợi ý để tiền của lớp và việc với ekip luôn tách bạch. Mỗi lớp tự đổi cặp cho hợp với mình, miễn giữ đúng cột “Không nên kiêm thêm”.

Việc của từng vai: nhận gì, chốt gì, vắng thì ai thay

Bốn câu hỏi dưới đây áp cho mọi vai trong ban cán sự chụp kỷ yếu: nhận gì, không ôm gì, tự chốt gì và vắng thì giao cho ai.

Chốt ở đây nghĩa là người giữ vai được tự quyết, không cần hỏi lại cả lớp.

Đầu mối với ekip

• Nhận: hỏi, nghe tư vấn và so gói của các ekip lớp đang cân nhắc, chẳng hạn các gói chụp kỷ yếu BFFMEDIA đang nhận. Phần lớn việc của lớp trưởng khi chụp kỷ yếu nằm ở vai này. BFFMEDIA gửi lịch trình buổi chụp cho đại diện lớp, đầu mối chuyển bản đó lên nhóm lớp.
• Không ôm: thu tiền, đếm đồ hay gom ý kiến lẻ của từng bạn; cũng không hứa với ekip điều lớp chưa biểu quyết.
• Chốt: lúc nào gọi ekip và hỏi những gì. Ngày chụp hay khoản tiền mỗi bạn đóng thì đầu mối mang về cho lớp quyết.
• Giao lại: một bạn phụ đọc cùng mọi tin trao đổi với ekip. Nếu ảnh giao chậm, BFFMEDIA báo ngay đại diện lớp kèm ngày giao mới, nên lúc đầu mối chính vắng, bạn phụ cũng phải nắm tin này.

Thủ quỹ

Thủ quỹ kỷ yếu giữ danh sách bạn đã đóng và là người nộp cọc 30% khi lớp ký hợp đồng với BFFMEDIA; phần còn lại theo hợp đồng, lớp trả bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản. Khoản chi hay mức đóng thì không tự quyết; chi khoản nào cũng báo đầu mối và để thầy cô chủ nhiệm cùng xem. Cách thu và ghi sổ chi tiết, thủ quỹ nên thống nhất trước với giáo viên chủ nhiệm và quy định của trường.

Phụ trách trang phục

• Nhận: danh sách size của cả lớp, nhận đồ về rồi chia cho từng bạn. Với đồ thuê của BFFMEDIA, lớp quay video kiểm đếm, xác nhận số lượng và trả đồ ngay ngày hôm sau, sau buổi chụp.
• Không ôm: thu tiền thuê riêng ngoài sổ của thủ quỹ, hay đi tìm đồ cá nhân giúp từng bạn.
• Chốt: cách chia đồ và nhóm nào giữ túi nào.
• Giao lại: đến lượt mình đứng chụp thì đưa túi đồ cho bạn phụ hoặc một bạn trong nhóm đang chờ. Sau buổi chụp, ai cầm nhầm đồ thì báo bạn phụ trách trang phục.

Lớp tự may đồng phục thì vai này vẫn cần, chỉ bớt phần kiểm đếm và trả đồ.

Hậu cần ngày chụp

• Nhận: giữ bản lịch trình trong ngày mà đầu mối đã chuyển, điểm danh theo nhóm và giữ chỗ tập trung. Lớp tự trang trí phòng học thì hậu cần cũng là người cầm việc đó.
• Không ôm: tự bàn với ekip chuyện đổi cảnh; muốn đổi thì báo qua đầu mối.
• Chốt: đổi chỗ tập trung trong trường khi cần.
• Giao lại: mỗi nhóm cử một bạn điểm danh thay.

Việc cụ thể trước buổi chụp có trong danh sách việc theo từng mốc cho lớp, người hậu cần nên in ra giữ riêng.

Người giữ nhóm lớp

• Nhận: đăng và ghim tin, mở bình chọn khi ban cần cả lớp quyết, đặt hạn, nhắc bạn chưa trả lời rồi tóm kết quả.
• Không ôm: tự quyết thay lớp khi hai phương án sát phiếu nhau (xem phần quyền chốt bên dưới).
• Chốt: giờ đăng tin và cách đặt câu hỏi cho dễ trả lời.
• Giao lại: thêm một quản trị viên nhóm để tin vẫn được ghim lúc mình bận.

Còn những gì mỗi bạn phải tự chuẩn bị cho mình, người giữ nhóm ghim kèm bài tổng hợp những kinh nghiệm chụp kỷ yếu nhiều lớp đã đúc kết.

Người gom góp ý ảnh

BFFMEDIA gửi ảnh gốc và ảnh đã chỉnh cùng lúc qua Google Drive trong vòng 15 ngày, tính từ ngày lớp thanh toán đủ và hoàn trả đủ trang phục. BFFMEDIA chỉnh sửa 3 lần, mỗi lần là một đợt góp ý tổng hợp của cả lớp, nên người gom hẹn yêu cầu lẻ gửi muộn sang đợt kế tiếp; riêng đợt cuối thì báo hạn ngay khi mở đợt. File trên Drive lưu 30 ngày, người gom tải về và chia cho lớp; hết hạn lớp vẫn xin lại được vì BFFMEDIA còn lưu. Cách làm từng bước nằm ở bài cách nhận ảnh kỷ yếu và gom góp ý theo đợt.

Ai có quyền chốt khi ban cán sự không thống nhất

Việc gọn trong một vai thì người giữ vai chốt. Việc chạm tới cả lớp thì người giữ nhóm mở biểu quyết.

Khó hơn là lúc chính các bạn trong ban nghĩ khác nhau. Chẳng hạn, lớp đã chọn xong ngày, đầu mối muốn báo ekip giữ lịch ngay, còn thủ quỹ muốn thu đủ tiền cọc rồi mới báo. Khi đó ban nên họp ngắn, mỗi người nêu phương án kèm lý do. Người giữ vai liên quan nhất đưa ra đề xuất. Cả ban chưa đồng ý thì mỗi bạn bỏ một phiếu, theo số đông, rồi ghi một dòng quyết định lên tin ghim. Phiếu vẫn chia đôi thì mang lên thầy cô như phần dưới. Nghe đủ lý do rồi mới bỏ phiếu, không cố chiều lòng tất cả. Đó cũng là lời khuyên trong bài của Hoa Học Trò về cách lớp họp và biểu quyết.

Lưu ý: quyết xong thì người giữ nhóm đăng lên ngay. Để cuộc bàn kéo tiếp trong tin nhắn riêng, vài hôm sau mỗi người sẽ nhớ một kiểu.

Phân công công việc chụp kỷ yếu trên nhóm lớp: hai mẫu tin

Tin phân công đăng một lần rồi ghim. Ban sửa lời hai mẫu dưới cho hợp giọng lớp mình.

Giáo viên chủ nhiệm và phụ huynh đại diện đứng ở đâu

Thầy cô chủ nhiệm và phụ huynh đại diện không giữ vai nào trong bảng. Họ nhận tin phân công đã ghim để biết việc gì thì hỏi bạn nào, và cùng xem hợp đồng trước khi ký. Ban đã biểu quyết mà vẫn kẹt thì nhờ thầy cô và phụ huynh gỡ.

Xin phép nhà trường là việc của lớp. Ban nên giao hẳn việc này cho đầu mối hoặc hậu cần, có giáo viên chủ nhiệm đi cùng.

Câu hỏi thường gặp

Đóng việc từng vai khi ảnh đã về

Khi cả lớp tải ảnh về đủ và đợt góp ý cuối cùng đã gửi đi, từng bạn trong ban vào trả lời “vai đã xong” ngay dưới tin phân công. Đủ sáu dòng thì người giữ nhóm bỏ ghim. Tới lúc đó, việc của ban cán sự chụp kỷ yếu mới thật sự xong, chứ không dừng ở ngày chụp.