Kế hoạch chụp kỷ yếu cho cả lớp: năm giai đoạn và người lo từng việc

Nhận lời lên kế hoạch chụp kỷ yếu cho cả lớp, người tổ chức sẽ gánh nhiều việc hơn mình tưởng. Ngày chụp chỉ chiếm một phần nhỏ của cả quãng chuẩn bị. Trước và sau ngày đó là mấy lần cả lớp biểu quyết, khoản cọc rồi phần tiền còn lại, một lần trả trang phục nếu lớp thuê và vài đợt góp ý ảnh sau buổi chụp. Việc nào cũng cần tên người lo và hạn xong.

Lập kế hoạch chụp kỷ yếu bắt đầu từ đâu

Mùa kỷ yếu xuyên suốt tháng 9 năm trước đến tháng 5 năm sau; Hà Nội cuối tháng 9 đến tháng 12, các tỉnh tháng 12 đến tháng 5. Lớp nên tìm hiểu ekip từ khoảng 1-2 tháng trước ngày chụp, cách tính cho từng vùng có ở bài thời điểm chụp kỷ yếu theo từng tháng.

Kế hoạch chụp kỷ yếu nên khởi động khi lớp đã nêu được 2-3 ngày dự kiến, và giáo viên chủ nhiệm đồng ý chủ trương. Từ đó, việc chia thành năm giai đoạn nối nhau.

Giai đoạn 1: lập nhóm phụ trách và hỏi ý cả lớp

Một kế hoạch chụp kỷ yếu hay vỡ nhất ở chỗ một người ôm hết: vừa hỏi ekip, vừa thu tiền, vừa gom size áo. Nên chia vai ngay trong buổi bàn đầu tiên.

Ai lo phần nào

Vai	Lo việc gì	Bận nhất
Đầu mối với ekip (1-2 bạn)	Hỏi ekip, nhận lịch trình, báo lại lớp	Giai đoạn 2, 4
Thủ quỹ	Thu cọc, thu phần còn lại, giữ biên nhận	Giai đoạn 2, 5
Phụ trách trang phục	Gom size, nhận, kiểm đếm, trả	Giai đoạn 3, 5
Phụ trách hậu cần ngày chụp	Đồ dùng chung, trang trí lớp nếu có, giữ đồ	Giai đoạn 3, 4
Người gom góp ý ảnh	Tổng hợp góp ý cả lớp thành từng đợt	Giai đoạn 5

Đầu mối với ekip, thường là lớp trưởng, cũng là đại diện lớp khi làm việc với BFFMEDIA. Giáo viên chủ nhiệm và phụ huynh đại diện là người duyệt: cùng đọc hợp đồng và xem cách thu tiền trước khi lớp công bố.

Khảo sát cả lớp bằng một biểu mẫu

Hỏi trong nhóm chat thì vài bạn trả lời, số còn lại im lặng. Dùng một biểu mẫu ngắn gồm các câu dưới đây, cộng một câu về tiền ở cuối:

• Bạn có tham gia buổi chụp không?
• Bạn đi được ngày nào trong 2-3 ngày lớp đề xuất?
• Bạn thích hướng concept nào trong 2-3 hướng đã nêu?
• Bạn đã có trang phục hay cần thuê, mặc size gì?

Về tiền, hỏi mức đóng góp mỗi bạn thấy thoải mái theo vài khoảng do lớp tự đặt, để không ai phải nói con số trước mặt cả lớp. Cách tạo biểu mẫu có ở trang hướng dẫn dùng Google Biểu mẫu. Câu trả lời xem được dạng biểu đồ hoặc mở trong Google Trang tính, và chỉ chia sẻ cho nhóm phụ trách cùng giáo viên chủ nhiệm. Không hỏi số điện thoại, địa chỉ hay giấy tờ.

Bốn quyết định cả lớp phải chốt trước khi gọi tư vấn

Phần này vẫn thuộc giai đoạn 1: đem kết quả khảo sát ra biểu quyết, chốt xong trước thì buổi gặp ekip sẽ ngắn và rõ hơn.

Khi lớp chưa thống nhất. Hai phương án sát phiếu thì mở vòng hai chỉ giữa hai phương án đó, có hạn; vẫn hoà thì giáo viên chủ nhiệm chốt. Bạn chưa muốn tham gia thì hỏi riêng trước khi chốt sĩ số.

Giai đoạn 2: chọn ekip và ký hợp đồng

Đến buổi tư vấn, đầu mối với ekip mang theo những gì lớp đã chốt: sĩ số, ngày chính và ngày dự phòng, hướng concept, số bạn cần thuê trang phục. Đang cân nhiều nơi thì dùng các tiêu chí chọn studio chụp kỷ yếu để đặt các ekip lên cùng một thước đo.

Trước khi đi tư vấn, đặt khung ngân sách lớp vừa chốt cạnh giá từng gói chụp kỷ yếu của BFFMEDIA, để biết khung đó hợp với gói nào.

Hợp đồng nên có hai người cùng đọc: đầu mối với ekip và thầy cô chủ nhiệm hay một phụ huynh đại diện. Chỗ nào chưa rõ thì hỏi xong mới ký.

Phần tiền giao hẳn cho thủ quỹ. Thủ quỹ thu theo danh sách đã chốt và giữ biên nhận của từng lần nộp.

Xong buổi tư vấn, đầu mối tóm những điều đã thống nhất thành vài dòng, đăng lên nhóm lớp cho cả bạn vắng mặt. Bản hợp đồng đã ký giao một người giữ, thường là lớp trưởng.

Giai đoạn 3: xin phép trường và lo trang phục

Xin phép và báo lịch

Việc xin phép nhà trường do lớp tự làm. Trước khi ký hợp đồng, giáo viên chủ nhiệm đã hỏi sơ bộ nhà trường. Bước này là xin phép chính thức: khi đã chốt ngày chụp với ekip, lớp trưởng cùng thầy cô chủ nhiệm xin dùng phòng học và sân trường. Báo nhà trường lịch dùng phòng học càng sớm thì càng dễ được xếp, nhất là khi phòng còn có tiết của khối khác.

Khi BFFMEDIA gửi lịch trình buổi chụp cho đại diện lớp, đại diện chuyển bản đó cho giáo viên chủ nhiệm và nhà trường để bổ sung vào đơn xin phép của lớp. Lớp trưởng nhờ giáo viên chủ nhiệm gửi phụ huynh một tin báo gọn: ngày chụp, khoản đóng và cách nộp.

Trang phục: chốt size, kiểm đếm, hẹn ngày trả

Người phụ trách trang phục lấy danh sách size từ khảo sát, hỏi lại những bạn bỏ trống rồi chốt một bản cuối. Bạn nào tự chuẩn bị đồ thì cả nhóm nên thống nhất màu cho ảnh tập thể, để trong hàng người không lẫn một chiếc áo khác hẳn tông.

Lớp thuê trang phục của BFFMEDIA thì quay video kiểm đếm để xác nhận số lượng và trả đồ ngay hôm sau buổi chụp. Vì vậy từ giai đoạn này nên hẹn trước ai gom đồ cuối buổi, ai mang đi trả.

Giai đoạn 4: tuần cuối và ngày chụp

Tuần cuối là lúc kế hoạch chụp kỷ yếu chuyển từ bàn bạc sang nhắc việc. Mấy việc nhỏ sau cần có người cầm:

• Chốt danh sách các bạn có mặt, báo đầu mối ngay nếu sĩ số thay đổi.
• Đăng lịch buổi chụp đã thống nhất lên nhóm lớp; khi đã có lịch trình BFFMEDIA gửi cho đại diện lớp thì đăng kèm. Nếu lớp đã có email của các bạn thì tạo một sự kiện trên Google Lịch rồi mời cả lớp (xem cách thêm khách vào sự kiện).
• Kiểm lại trang phục theo danh sách size, đủ người đủ bộ.
• Giao một bạn theo dõi dự báo thời tiết cho ngày chụp, thấy dấu hiệu xấu thì báo đầu mối.

Đồ dùng cá nhân thì mỗi bạn tự lo, danh sách có ở phần chuẩn bị chụp kỷ yếu cho từng bạn. Nhóm phụ trách chỉ giữ phần đồ dùng chung của lớp.

Trời xấu: ai liên hệ, báo lớp thế nào

Thấy dự báo xấu, lớp đừng tự tuyên bố huỷ trên nhóm. Đầu mối liên hệ BFFMEDIA trước để hai bên trao đổi. Theo chính sách của BFFMEDIA, buổi chụp hoãn vì thời tiết được dời lịch, còn lớp tự huỷ thì mất cọc. Có kết quả, đầu mối báo cả lớp bằng một tin ghim duy nhất: giữ lịch hay dời sang ngày nào.

Đúng ngày chụp, đầu mối đi cùng ekip. Phụ trách hậu cần giữ đồ, điểm danh theo nhóm và báo khi lớp đủ mặt để chụp ảnh tập thể.

Giai đoạn 5: những việc còn lại sau buổi chụp

Ba người trong nhóm phụ trách mỗi người cầm một việc, việc nào cũng có ngày hẹn trong lớp.

Hôm sau buổi chụp, phụ trách trang phục lo trả đủ đồ thuê của BFFMEDIA như đã hẹn từ giai đoạn 3. Thủ quỹ lo thanh toán phần còn lại theo hợp đồng, xong thì báo lại cả lớp. Hai việc này gắn với ngày có ảnh. Lớp chụp với BFFMEDIA nhận ảnh gốc và ảnh đã chỉnh cùng lúc qua Google Drive trong vòng 15 ngày, tính từ ngày lớp đã trả đủ trang phục và thanh toán đủ. Video (nếu gói có) thì BFFMEDIA giao trong vòng 20 ngày, cùng mốc tính.

Việc thứ ba thuộc về người gom góp ý. Lớp chụp với BFFMEDIA được chỉnh sửa 3 lần, mỗi đợt góp ý chung của cả lớp tính là một lần. Vì vậy lớp nên cử 1-2 bạn gom và gửi góp ý thay cả lớp. Cách gom và gửi từng đợt có ở bài các bước nhận ảnh kỷ yếu và góp ý chỉnh sửa.

File trên Drive BFFMEDIA lưu 30 ngày, nên có link là tải về ngay. Lỡ hết hạn thì đại diện lớp vẫn xin lại được.

Câu hỏi thường gặp

Ghim một trang kế hoạch lên nhóm lớp

Hãy viết năm giai đoạn trên ra một trang, điền tên người lo cạnh từng việc, rồi ghim lên nhóm lớp. Chốt xong giai đoạn nào, người giữ trang cập nhật việc đã xong và việc kế tiếp. Một kế hoạch chụp kỷ yếu được ghim như vậy giúp bạn nào trong lớp cũng biết đang tới việc gì và cần hỏi ai.