Nhận ảnh kỷ yếu: từ lúc chụp xong đến bản sửa cuối cùng

Nhận ảnh kỷ yếu là chặng mà lớp nào cũng sốt ruột nhất: buổi chụp vừa xong, nhóm lớp đã có người hỏi bao giờ có ảnh, nhận ở đâu, sửa được mấy lần. Bài này là lộ trình dành cho người đại diện lớp, đi từ lúc chụp xong đến bản sửa cuối cùng. Kèm theo là hai thứ dùng được ngay: một checklist kiểm file khi vừa có link và một mẫu bảng gom góp ý của cả lớp.

Lộ trình nhận ảnh kỷ yếu theo từng mốc

Nhiều lớp nghĩ thời hạn nhận ảnh kỷ yếu bắt đầu chạy ngay khi thợ cất máy. Thật ra giữa buổi chụp và ngày có link ảnh còn hai việc phía lớp phải xong trước. Bảng dưới đây ghi theo từng mốc: lớp làm gì, BFFMEDIA làm gì.

Mốc	Lớp làm gì	BFFMEDIA làm gì
Buổi chụp xong	Hoàn trả đủ trang phục	Nhận lại trang phục
Lớp thanh toán đủ và trả đủ trang phục	Hoàn tất thanh toán của lớp	Bắt đầu tính hạn giao từ ngày này
Trong vòng 15 ngày	Chờ link, báo trước cho cả lớp	Chỉnh màu, chỉnh ảnh rồi giao ảnh gốc và ảnh đã chỉnh sửa cùng lúc qua link Google Drive
Trong vòng 20 ngày	Nếu gói của lớp có video thì chờ video	Giao video (cùng mốc tính như ảnh)
File lưu trên Drive 30 ngày	Kiểm file, tải về, gom góp ý	Hết hạn link, lớp vẫn xin lại được
Đợt sửa lần 1, 2, 3	Gửi bảng góp ý tổng hợp của cả lớp	Gửi lại bản đã sửa
Sau đợt sửa cuối	Đối chiếu bảng góp ý, chọn ảnh in hoặc photobook (nếu có)	Ảnh in, photobook trả trong vòng 15 ngày kể từ khi lớp gửi ảnh đã chọn

15 ngày tính từ khi nào?

Mốc 15 ngày tính từ ngày lớp thanh toán đủ và hoàn trả đủ trang phục, không phải từ ngày chụp. Nghĩa là lớp càng xong sớm hai việc này thì càng sớm nhận ảnh kỷ yếu. Người đại diện nên chốt danh sách trang phục ngay cuối buổi chụp, đếm lại trước khi trả, và hoàn tất phần thanh toán của lớp sớm nhất có thể. Nếu phải giao chậm, BFFMEDIA báo ngay cho đại diện lớp và nêu thời gian giao mới. Toàn bộ điều khoản có ở trang chính sách giao nhận của BFFMEDIA, lớp nên đọc trước khi chụp để không ai bất ngờ.

Trong 15 ngày, ảnh của lớp đang được làm gì

Trong khoảng này, BFFMEDIA chỉnh màu, chỉnh ảnh rồi giao ảnh gốc và ảnh đã chỉnh sửa cùng lúc qua link Google Drive. Lớp không cần nhắn hỏi từng ngày. Khoảng thời gian chờ là lúc người đại diện chuẩn bị sẵn: chọn người tổng hợp, tạo file Google Sheets theo mẫu bảng góp ý ở phần dưới, báo trước cho cả lớp cách gửi góp ý. Có link là bắt tay vào được ngay.

Nhận ảnh kỷ yếu qua Google Drive: ai nhận, nhận gì

BFFMEDIA gửi link về đại diện lớp. Người đại diện nhận link nên là người theo được việc đến hết đợt sửa cuối, không phải người chỉ rảnh vài hôm.

Trong thư mục có gì

Lớp nhận cả ảnh gốc và ảnh đã chỉnh sửa trong cùng một lần giao. Ảnh đã chỉnh là bản dùng ngay để đăng, để in. Ảnh gốc là file chưa qua hậu kỳ; lớp được tự chỉnh lại ảnh đã giao nên có thể giữ bản này để chỉnh thêm theo ý mình. So sánh kỹ hai loại có ở bài khác nhau giữa ảnh gốc và ảnh đã chỉnh.

30 ngày trên Drive: việc cần làm ngay

File lưu trên Drive 30 ngày, nên việc đầu tiên khi có link không phải là ngồi xem ảnh mà là tải về và sao lưu ngay. Xem ảnh có thể để tối, còn tải về thì nên làm trong ngày, nhất là khi nhóm lớp bắt đầu chia link và nhiều người cùng mở một lúc.

Checklist kiểm file ngay khi nhận link

Kiểm sớm thì lớp còn đủ thời gian để tải về, gom góp ý và báo lại nếu thiếu gì. Ngay khi nhận ảnh kỷ yếu, người đại diện mở link và đi một lượt theo danh sách dưới đây, tick xong mới gửi link cho cả lớp.

• Mở được link, đúng tên lớp.
• Có cả ảnh gốc và ảnh đã chỉnh sửa.
• Đủ các concept, bối cảnh lớp đã chụp.
• Đủ ảnh tập thể và ảnh nhóm như lớp đã thống nhất trước buổi chụp.
• Ảnh mở xem được, không lỗi file.
• Nếu gói của lớp có video: ghi nhớ video giao trong vòng 20 ngày.
• Tải toàn bộ về máy và sao lưu ngay.
• Ghi ngày hết hạn link (file lưu 30 ngày) vào nhóm lớp.

Nếu thấy thiếu concept, thiếu ảnh tập thể hay có file không mở được, người đại diện nên liên hệ BFFMEDIA sớm, ghi rõ tên thư mục và tên file để hai bên dễ đối chiếu.

Tải cả thư mục bị lỗi: xử lý thế nào

Bộ ảnh của cả lớp thường nặng, nên lỗi hay gặp nhất không nằm ở ảnh mà ở khâu tải. Dưới đây là cách xử lý từng trường hợp:

• Tải cả thư mục trên máy tính: Google Drive nén thư mục lớn và chia thành nhiều file zip. Phải tải đủ tất cả các phần và giải nén đủ thì mới đủ ảnh. Thiếu một phần là thiếu một nhóm ảnh, rất dễ tưởng nhầm là studio giao thiếu.
• Tải bằng điện thoại: kiểm dung lượng trống trước khi tải. Nếu có thể, nên tải trên máy tính rồi mới chép sang điện thoại.
• Kẹt khi nén hoặc tải dở: tải theo từng thư mục nhỏ (từng concept) thay vì cả thư mục lớn một lần.
• Báo quá nhiều người đã xem hoặc tải: đây là giới hạn tạm thời khi nhiều người cùng tải một tệp trong thời gian ngắn, thường hết sau một thời gian chờ. Vì vậy người đại diện nên tải bản đầy đủ về trước, rồi mới gửi link cho cả lớp.

Các thao tác tải tệp xuống trên máy tính và điện thoại có ở trang trợ giúp của Google Drive. Tải xong, mở thử vài file ở mỗi thư mục để chắc file không lỗi.

Chỉnh sửa ảnh kỷ yếu mấy lần, thế nào thì tính là một lần

3 lần cho cả lớp, mỗi lần là một đợt góp ý tổng hợp

Mỗi lớp có 3 lần chỉnh sửa. Con số này tính cho cả lớp, không tính theo từng bạn. Mỗi lần là góp ý tổng hợp của cả lớp trong một đợt: lớp gom hết các yêu cầu lại, gửi một lần, BFFMEDIA sửa theo đợt đó rồi gửi lại bản đã sửa. Hiểu đúng điều này từ đầu thì lớp sẽ không dùng hết lần sửa vào vài chỗ lẻ tẻ.

Một lần sửa gồm những gì

Gợi ý chia 3 lần để khỏi lãng phí lần sửa

Đây là gợi ý cho lớp, không phải quy định của BFFMEDIA. Lần 1 gom tất cả: từng bạn xem hết ảnh của mình và ảnh tập thể, ghi đủ yêu cầu vào bảng. Lần 2 dành cho những chỗ còn sót hoặc sửa chưa tới. Lần 3 để những chỉnh cuối, thường chỉ còn vài dòng. Lớp nào dồn công vào lần 1 thì hai lần sau rất nhẹ.

Gom góp ý của cả lớp trong một đợt

Chọn 1-2 người tổng hợp và đặt hạn trong lớp

Sau khi nhận ảnh kỷ yếu, nếu cả lớp cùng nhắn yêu cầu vào nhóm lớp thì rất dễ sót. Lớp nên chọn 1-2 người tổng hợp, thường là lớp trưởng hoặc một bạn trong ban cán sự (lớp mầm non, cấp 1 thì là ban đại diện phụ huynh), và tự đặt một hạn trong lớp để mọi người gửi góp ý cho người tổng hợp. Hạn này là việc lớp tự đặt để gom kịp. Ý nào đến muộn sau khi lớp đã gửi thì ghi lại, để dành cho đợt sau.

Ghi đúng tên file thay vì gửi ảnh chụp màn hình

Ảnh chụp màn hình rất khó đối chiếu, vì nhiều ảnh trong cùng một concept trông gần giống nhau. Khi mở xem một ảnh trên Drive, cả trên máy tính lẫn điện thoại, tên file hiện ngay ở phía trên ảnh. Mỗi bạn chỉ cần chép đúng tên file đó, kèm tên thư mục concept, là người sửa tìm ra ngay.

Bỏ yêu cầu trùng và yêu cầu ngoài phạm vi

Trước khi gửi, người tổng hợp gộp các dòng cùng một ảnh thành một dòng, rồi bỏ những yêu cầu ngoài phạm vi như ghép người, đổi bối cảnh. Các yêu cầu còn lại xếp vào đúng ba nhóm: màu, thon gọn, mịn da. Muốn biết nên diễn đạt từng lỗi thế nào cho người sửa hiểu đúng, xem bài cách góp ý từng lỗi ảnh để được sửa đúng ý.

Mẫu bảng góp ý chỉnh sửa ảnh kỷ yếu

Bảng dưới đây có 6 cột, đủ gọn để xem trên điện thoại. Lớp chép sang một file Google Sheets dùng chung: các bạn điền dòng của mình, chỉ ban cán sự sửa cột duyệt. Khi đến hạn, người tổng hợp chọn ra các dòng đã duyệt “Có” rồi gửi một lần. Ba dòng mẫu dưới đây là dữ liệu giả để minh hoạ cách ghi.

STT	Tên file (kèm thư mục concept)	Vị trí người cần sửa	Nhóm vấn đề	Yêu cầu cụ thể	Ban cán sự duyệt
1	Concept áo dài / IMG_xxxx	Cả ảnh	Màu	Ảnh hơi ám vàng so với các ảnh cùng concept, chỉnh cho đều màu	Có
2	Concept vest / IMG_xxxx	Hàng 2, thứ 3 từ trái	Thon gọn	Thon nhẹ phần mặt, giữ tự nhiên	Có
3	Concept đồng phục / IMG_xxxx	Bạn đứng giữa	Mịn da	Làm mịn vùng da mặt, giữ nét tóc và lông mày	Có

Mỗi dòng chỉ một ảnh và một yêu cầu. Ảnh tập thể thì ghi vị trí theo hàng và thứ tự từ trái sang, không ghi tên bạn.

Nhận bản sửa và hoàn tất bộ ảnh

Đối chiếu từng dòng trong bảng

Sau mỗi đợt, BFFMEDIA gửi lại bản đã sửa. Người tổng hợp mở bảng góp ý, thêm một cột “Đã xong / Chưa xong” và đi lần lượt từng dòng, mở đúng file đã ghi để xem. Dòng nào chưa xong thì giữ lại, ghi rõ còn thiếu chỗ nào, rồi đưa vào bảng của đợt sau. Làm vậy thì mỗi đợt không phải xem lại cả bộ ảnh.

Trước khi báo BFFMEDIA đã ổn

Gợi ý cho lớp: trước khi báo BFFMEDIA là bộ ảnh đã ổn, người tổng hợp đối chiếu lại bảng góp ý lần cuối, chắc rằng mọi dòng đã duyệt đều đã xong. Sau đó tải về và sao lưu bản cuối, vì đây mới là bộ ảnh lớp sẽ giữ lâu dài.

Sau đợt sửa cuối

Xong đợt sửa cuối là xong phần nhận ảnh kỷ yếu, nhưng bộ ảnh thì còn dùng lâu. Lớp giữ file gốc nên vẫn tự chỉnh thêm được theo ý mình; muốn biết chỉnh đến đâu là đủ, xem phần chỉnh ảnh kỷ yếu tới đâu là vừa.

Nếu lớp làm thêm ảnh in hoặc photobook, BFFMEDIA trả trong vòng 15 ngày kể từ khi lớp gửi ảnh đã chọn. Photobook giao tận trường với các trường nội thành Hà Nội; lớp ở ngoại tỉnh nhận qua ship (lớp trả phí ship) hoặc nhận tại văn phòng. Lớp còn phân vân thì xem bài chọn album hay photobook.

Còn việc cất bộ ảnh để mười năm sau vẫn mở được, xem phần đăng ảnh và cất ảnh kỷ yếu.

Câu hỏi thường gặp

Ba mốc cần nhớ