Checklist chụp kỷ yếu cho lớp: việc từng mốc và túi đồ chung

Một checklist chụp kỷ yếu viết sẵn theo mốc giúp người tổ chức lớp đi qua tuần cuối với một tờ giấy và một cái bút. Mấy ngày trước buổi chụp, câu hỏi dồn về một hai người: mấy giờ có mặt, ai mang băng rôn, đồ thuê đã đủ chưa. Có tờ giấy đã tick, bạn trỏ vào dòng đó là xong. Mỗi dòng bên dưới ghi sẵn ai cầm việc, in ra hoặc chụp màn hình là dùng được.

Muốn xem cả quá trình từ lúc lớp mới bàn đến lúc nhận ảnh, đọc bài kế hoạch chụp kỷ yếu theo năm giai đoạn; checklist dưới đây chỉ đi sâu vào tuần cuối.

Checklist chụp kỷ yếu cho lớp, theo từng mốc

Checklist chụp kỷ yếu dưới đây chia việc vào năm mốc, từ tuần cuối đến hôm sau buổi chụp. Các mốc là gợi ý để lớp tự dời cho khớp lịch của mình. Mỗi dòng có tên vai trong ngoặc, lớp thay bằng tên bạn cụ thể. Lớp trưởng và đầu mối với ekip có thể là cùng một bạn, cũng là đại diện lớp nhận lịch trình từ BFFMEDIA.

Ảnh trên là bản rút gọn để in. Dòng đầy đủ nằm ở từng mốc bên dưới.

Trước khoảng một tuần

Mốc đầu gom những việc cần làm trước ngày chụp kỷ yếu mà phải chờ người khác trả lời, như ekip hay thầy cô.

• Đối chiếu lịch trình BFFMEDIA gửi, chưa có thì hỏi ekip khi nào gửi (đầu mối với ekip).
• Đăng lịch trình và điểm tập trung lên nhóm lớp (lớp trưởng).
• Hỏi lại giáo viên chủ nhiệm xem phòng học, sân trường đã được nhà trường cho dùng chưa (lớp trưởng).
• Chia lớp thành nhóm nhỏ, mỗi nhóm một nhóm trưởng lo điểm danh (lớp trưởng).
• Chọn một người giữ túi đồ chung, lập danh sách món nào ai mua, ai mượn, hạn gom (hậu cần).
• Hỏi ekip món đạo cụ nào ekip mang, món nào lớp tự lo (đầu mối với ekip).
• Chốt giờ makeup, làm tóc với chỗ mình tự đặt để kịp giờ tập trung (từng bạn).

Túi đồ chung cần những món gì có ở phần đồ dùng chung phía dưới. Bạn nào còn phân vân kiểu trang điểm thì xem trước cách chọn kiểu makeup kỷ yếu.

Hai đến ba ngày trước

Lúc này đồ chung bắt đầu về tay lớp, nên phần lớn việc rơi vào người giữ đồ.

• Thử treo từng bộ theo danh sách size; đồ thuê thì hỏi ekip ngày nhận (phụ trách trang phục).
• Gom đồ chung vào một túi, treo thử băng rôn, bảng tên lớp nếu lớp có làm (hậu cần).
• Dự báo xấu: báo ekip trước, cả lớp chờ tin của bạn đầu mối (đầu mối với ekip).
• Sạc đầy sạc dự phòng, cả loa nếu lớp dùng (hậu cần).
• Đối chiếu danh sách các bạn đã đóng tiền (thủ quỹ).

Bạn nào chưa chốt mặc gì cho hợp tông với lớp thì xem cách chọn trang phục chụp kỷ yếu cho cả lớp.

Trời chuyển xấu thì lớp xoay xở thế nào đã có ở bài phương án khi chụp kỷ yếu trời mưa.

Tối hôm trước

Tối trước buổi chụp chỉ còn hai loại việc: nhắc người và đóng túi.

• Gửi tin nhắc lên nhóm lớp theo mẫu bên dưới (đầu mối với ekip).
• Đóng túi đồ chung, dán danh sách ngoài túi, tick lại từng món (hậu cần).
• In hoặc lưu sẵn danh sách điểm danh của nhóm mình (nhóm trưởng).

Mẫu tin nhắn: “Mai lớp mình chụp kỷ yếu. Có mặt lúc [giờ] ở [điểm tập trung], mặc sẵn [trang phục] từ nhà (trời mưa thì mang trang phục trong túi kín). Đồ cần mang xem bảng tick đã gửi trong nhóm. Ai đến muộn hoặc vắng, nhắn [tên bạn đầu mối] trước [giờ] tối nay.”

Giờ có mặt lấy đúng theo lịch trình lớp đã nhận. Tin càng ngắn, các bạn càng dễ đọc hết.

Sáng ngày chụp

Sáng hôm chụp, nhóm tổ chức đến trước để đếm người và giữ chỗ để đồ.

• Đến điểm tập trung sớm hơn cả lớp, chọn chỗ để đồ chung có người trông (hậu cần).
• Điểm danh theo nhóm, báo lớp trưởng (nhóm trưởng).
• Đủ người thì báo ekip bắt đầu (đầu mối với ekip).
• Gọi riêng bạn nào chưa tới, có thay đổi thì báo lại ekip (đầu mối với ekip).
• Đặt nước uống, khăn giấy, túi rác ở chỗ để đồ (hậu cần).

Cuối buổi và hôm sau

Lúc chụp xong, ai cũng muốn về ngay, và đó cũng là lúc dễ sót đồ nhất.

• Gom, đếm đồ thuê theo danh sách; hẹn người trả ngay ngày hôm sau (phụ trách trang phục).
• Dọn lớp học, sân trường; trả bàn ghế, đồ mượn của trường (lớp trưởng cùng nhóm trưởng).
• Đếm lại túi đồ chung, trả đồ mượn của từng bạn (hậu cần).

Đồ thuê và phần tiền còn lại

Trang phục thuê của BFFMEDIA kèm hai việc của lớp: quay video khi kiểm đếm, xác nhận số lượng; trả trang phục ngay ngày hôm sau buổi chụp. Phần tiền còn lại sau khoản cọc thì thanh toán theo hợp đồng, việc này thủ quỹ giữ.

• Trả đủ trang phục thuê (phụ trách trang phục).
• Thanh toán phần còn lại theo hợp đồng (thủ quỹ).

Tick xong hai dòng này, BFFMEDIA gửi ảnh gốc và ảnh đã chỉnh cùng lúc qua Google Drive trong vòng 15 ngày, tính từ ngày lớp thanh toán đủ và hoàn trả đủ trang phục.

Lớp chưa chốt chỗ thuê đồ thì xem các bộ trang phục BFFMEDIA cho lớp thuê trước khi gom size.

Lớp để danh sách đồ thuê và đồ chung trên một bảng tính dùng chung thì có thể chèn hộp kiểm trên Google Trang tính. Người phụ trách và hậu cần tick được cả trên máy tính lẫn điện thoại.

Đồ dùng chung của lớp: ai giữ, giữ những gì

Đồ chung là phần dễ thất lạc nhất của cả checklist chụp kỷ yếu, vì món nào cũng qua tay nhiều người. Vì vậy túi chính nên chỉ có một người giữ; món nặng thì nhóm trưởng chia nhau mang.

Món	Dùng để	Ai cầm
Băng rôn, bảng tên lớp (nếu lớp làm)	Ảnh tập thể	Hậu cần
Đạo cụ concept lớp tự lo	Theo phần đã hỏi ekip	Nhóm trưởng chia nhau
Kim băng, kẹp, băng dính hai mặt, kéo nhỏ	Cài áo, sửa bảng tên	Hậu cần
Sạc dự phòng, dây sạc	Điện thoại, loa	Hậu cần
Nước uống, khăn giấy, túi rác	Cả buổi, dọn cuối buổi	Hậu cần
Túi đựng đồ thuê có nhãn tên lớp, danh sách đã đếm	Gom và trả đồ thuê	Phụ trách trang phục
Danh sách điểm danh, bút	Điểm danh theo nhóm	Nhóm trưởng
Hộp y tế nhỏ, băng dán cá nhân	Trầy xước, phồng chân	Hậu cần

Món nào ekip đã nói sẽ mang thì gạch khỏi danh sách, để túi nhẹ hơn và lớp không mua trùng. Bên cạnh mỗi món nên ghi tên người mang đến, cuối buổi trả lại đúng chủ cho nhanh.

Bảng tick đồ cá nhân: mỗi bạn tự kiểm tối hôm trước

Bảng dưới để từng bạn tự tick vào tối hôm trước. Lời khuyên chi tiết cho từng món đã có ở bài kinh nghiệm nhắc phía trên.

• Trang phục theo lịch trình, mặc sẵn hoặc mang theo
• Giày dép đi lại được cả buổi
• Lược, son, giấy thấm dầu
• Kem chống nắng
• Nước uống, đồ ăn nhẹ
• Điện thoại đã sạc đầy
• Thuốc riêng nếu có
• Thẻ học sinh, nếu điểm chụp bán vé
• Túi nhỏ có ghi tên

Câu hỏi thường gặp

Sau dòng tick cuối cùng

Dòng cuối của checklist chụp kỷ yếu được tick cũng là lúc người tổ chức chỉ còn chờ ảnh về. Tờ giấy đã gạch kín, thêm vài ghi chú bên lề về chỗ lớp từng vướng, rất đáng để chuyển cho một lớp khoá dưới. Năm sau, các em đỡ phải viết lại từ đầu.