12 lỗi khi tổ chức chụp kỷ yếu: nhận ra sớm và tránh thế nào

Lỗi khi tổ chức chụp kỷ yếu thường lộ ra muộn hơn lúc mắc. Một câu hứa miệng lúc bàn với ekip, vài tuần sau mới thành chuyện khi lớp nhận ảnh. Túi đồ thuê không ai đếm, tới hôm đem trả mới biết thiếu. Vì vậy mỗi lỗi dưới đây đi kèm một dấu hiệu sớm, để người tổ chức nhận ra khi còn kịp sửa.

Mười hai lỗi dưới đây là phần của người tổ chức trong bộ kinh nghiệm chụp kỷ yếu tổng hợp BFFMEDIA soạn cho các lớp.

Lỗi khi tổ chức chụp kỷ yếu: chia người và ra quyết định

Nhóm lỗi này bắt đầu từ buổi họp đầu tiên, khi lớp còn hào hứng và chưa ai nghĩ tới chuyện ai giữ việc gì.

Bảng trên gom cả 12 lỗi theo năm nhóm, lớp có thể in ra để soát ở mỗi buổi họp.

Một người ôm hết mọi việc

• Dấu hiệu sớm: tin nhắn hỏi tiền, hỏi đồ, hỏi lịch đều gửi về cùng một bạn.
• Hậu quả: tin với ekip, tiền và danh sách đồ nằm hết trong một chiếc điện thoại; bạn đó vắng một buổi là không ai trả lời thay được.
• Cách tránh: chia việc ngay ở buổi họp đầu, mỗi việc có thêm một bạn thay khi vắng. Tham khảo cách chia vai trong ban cán sự chụp kỷ yếu.

Bàn mãi không chốt vì muốn ai cũng vừa lòng

• Dấu hiệu sớm: buổi họp thứ hai, thứ ba vẫn quay về câu hỏi cũ, chưa có lần biểu quyết nào.
• Hậu quả: tới lúc chốt được thì ngày đẹp đã hết, ekip lớp muốn cũng có thể đã kín lịch.
• Cách tránh: mỗi câu hỏi lớn có một hạn trả lời ghi rõ trên nhóm lớp; tới hạn thì lấy phương án nhiều phiếu nhất và báo kết quả ngay. Có thể lấy luôn các mốc trong kế hoạch chụp kỷ yếu có hạn cho từng việc.

Chạy theo concept hoành tráng vượt sức cả lớp

• Dấu hiệu sớm: phương án được nhiều bạn thích nhất lại khiến vài bạn im lặng mỗi lần nhắc tới khoản đóng, hoặc lịch trình dồn quá nhiều điểm chụp vào một buổi.
• Hậu quả: có bạn rút lui; cả buổi chạy theo lịch, ảnh tập thể chụp vội.
• Cách tránh: chọn concept vừa sức cả lớp, hỏi riêng những bạn ít lên tiếng. Khi bàn với ekip, hỏi mỗi cảnh cần đạo cụ gì, mất bao lâu, để biết một buổi chụp đi được mấy điểm. Chuyện kỷ yếu chạy theo hình thức lấn át kỷ niệm cũng từng được nhắc trong bài bình luận trên báo Nhân Dân về kỷ yếu làm màu.

Cọc, hợp đồng và những điều chỉ nói miệng

Hợp đồng là tờ giấy cả lớp sẽ phải mở lại khi cần đổi lịch hoặc khi nhận ảnh. Lúc ký thì ít ai đọc kỹ, nên khá nhiều lỗi khi tổ chức chụp kỷ yếu bắt đầu từ đây.

Hứa miệng mà không ghi vào hợp đồng

• Dấu hiệu sớm: hỏi lại “gói có gồm cái này không” thì câu trả lời nằm trong tin nhắn của một bạn, không nằm trong hợp đồng.
• Hậu quả: tới lúc nhận ảnh, hai bên nhớ khác nhau về ảnh gốc, ảnh chỉnh, số lần sửa hay đạo cụ.
• Cách tránh: trước khi ký, đại diện lớp đọc hợp đồng cùng thầy cô chủ nhiệm hoặc một phụ huynh. Điều gì đã được hứa thì xin ghi vào hợp đồng hoặc phụ lục.

Không nắm điều kiện cọc, huỷ và dời lịch

• Dấu hiệu sớm: lớp nộp cọc rồi mà không ai trả lời được câu “nếu phải hoãn hay huỷ thì khoản cọc ra sao”.
• Hậu quả: đến lúc cần đổi lịch, cả lớp mới tranh luận về khoản đã nộp.
• Cách tránh: với BFFMEDIA, lớp cọc 30% khi ký hợp đồng, phần còn lại theo hợp đồng. Nếu phải hoãn vì thời tiết thì dời lịch, còn lớp tự huỷ thì mất cọc. Thủ quỹ và đại diện lớp nên đọc điều kiện cọc và huỷ lịch của BFFMEDIA trước khi nộp tiền.

Lịch chụp và giấy tờ với nhà trường

Hai việc dưới đây đều làm trước ngày chụp vài tuần, nhưng nếu sai thì phải tới sáng hôm đó lớp mới biết.

Xin phép trường sát ngày, quên chỗ dự phòng

• Dấu hiệu sớm: đã chốt ngày với ekip nhưng thầy cô chủ nhiệm chưa nghe lớp nói gì về phòng học, sân trường.
• Hậu quả: đến hôm đó phòng còn tiết, sân có sự kiện, hoặc trời xấu mà lớp không có chỗ trong nhà.
• Cách tránh: chốt ngày xong thì nộp đơn ngay, xin luôn một chỗ trong nhà phòng khi trời xấu. Cách viết đơn có ở mẫu đơn xin phép chụp kỷ yếu.

Lịch trình chỉ một người biết

• Dấu hiệu sớm: hôm trước buổi chụp vẫn có bạn hỏi lại chỗ tập trung trên nhóm lớp.
• Hậu quả: lớp tập trung lệch giờ, ekip phải chờ, các cảnh đầu buổi bị dồn.
• Cách tránh: BFFMEDIA gửi lịch trình buổi chụp cho đại diện lớp. Có bản đó trong tay thì đăng ngay lên nhóm lớp và gửi thầy cô chủ nhiệm, đừng để trong tin nhắn riêng.

Trang phục và đồ thuê

Trang phục có hai lúc dễ sai: lúc chọn mẫu và lúc nhận, trả đồ thuê.

Trang phục chưa ai xem trước

• Dấu hiệu sớm: lớp đã chốt đồ nhưng thầy cô chủ nhiệm chưa thấy ảnh mẫu.
• Hậu quả: tới ngày chụp mới thấy có bộ chưa hợp môi trường học đường, hoặc in chữ không phù hợp.
• Cách tránh: gửi ảnh mẫu trang phục cho thầy cô chủ nhiệm trước khi chốt. Áo, mũ có chữ in thì đọc kỹ từng chữ.

Nhận đồ thuê không đếm, trả đồ muộn

• Dấu hiệu sớm: túi đồ chia xong mà không ai giữ danh sách bạn nào cầm bộ nào.
• Hậu quả: thiếu một món là cả lớp đi tìm; trả đồ chậm thì mốc tính ngày giao ảnh cũng lùi theo.
• Cách tránh: đồ thuê của BFFMEDIA thì lớp quay video lúc kiểm đếm để xác nhận số lượng, rồi trả ngay ngày hôm sau, sau buổi chụp. Một bạn giữ danh sách từ lúc chia đồ tới lúc trả.

Sau buổi chụp: tiền, đồ và góp ý ảnh

Nhiều lớp nghĩ buổi chụp xong là việc cũng hết. Thật ra vẫn còn tiền, đồ thuê và góp ý ảnh, mà việc nào chậm cũng làm ảnh về chậm theo.

Hỏi ảnh khi lớp chưa đóng đủ, chưa trả đủ đồ

• Dấu hiệu sớm: có bạn hỏi “bao giờ có ảnh” trong khi danh sách đóng tiền và danh sách trả đồ vẫn còn tên bạn chưa đóng, chưa trả; lúc đó mốc nhận ảnh chưa bắt đầu tính.
• Cách tránh: BFFMEDIA gửi ảnh gốc và ảnh đã chỉnh cùng lúc qua Google Drive trong vòng 15 ngày, tính từ ngày lớp thanh toán đủ và hoàn trả đủ trang phục. Thủ quỹ và bạn giữ đồ cùng báo “đã đủ” lên nhóm lớp một lúc, để cả lớp biết mốc tính từ hôm nào.

Góp ý chỉnh ảnh mỗi bạn một kiểu

• Dấu hiệu sớm: các bạn nhắn ekip riêng lẻ, mỗi tin một yêu cầu.
• Hậu quả: yêu cầu chồng nhau, có cái bị sót, tới đợt chỉnh cuối lớp vẫn chưa ưng.
• Cách tránh: lớp có 3 lần chỉnh sửa với BFFMEDIA, mỗi lần ứng với một đợt góp ý chung của cả lớp. Vì vậy lớp cần một bạn gom ý và đặt hạn cho từng đợt.

Có chuyện không vừa ý mà chưa qua bạn đầu mối

• Dấu hiệu sớm: ảnh chụp màn hình tin nhắn với ekip bắt đầu được chuyền trong nhóm lớp, kèm lời bình.
• Hậu quả: mỗi bạn hiểu một kiểu, lớp chưa biết ekip trả lời thế nào đã bàn tán, còn yêu cầu thật của lớp thì chưa ai gửi.
• Cách tránh: bạn làm đầu mối với ekip gửi một tin ghi rõ việc chưa ổn và điều lớp mong muốn, rồi giữ lại tin nhắn đó. Riêng chuyện ảnh chậm, BFFMEDIA sẽ báo ngay cho đại diện lớp cùng ngày giao mới, nên lớp hỏi đúng bạn đầu mối trước khi kết luận.

Mọi điều chưa rõ, từ lịch giao ảnh tới góp ý chỉnh, nên đi qua một bạn đầu mối để ekip nhận một tin, không phải năm tin.

Khi điều chưa ưng nằm ở chính tấm ảnh

Ảnh tối, màu lệch hay dáng cứng là lỗi khi chụp kỷ yếu, không thuộc khâu tổ chức. Muốn tách lỗi chụp, lỗi chỉnh và chuyện khác gu, lớp đọc bài ảnh kỷ yếu không đẹp do đâu và sửa thế nào.

Câu hỏi thường gặp

Soát lại 12 dấu hiệu ở mỗi buổi họp lớp

Mỗi lần ban cán sự họp, từ lúc bàn concept tới khi chờ ảnh, người tổ chức đọc lại dấu hiệu sớm của từng lỗi khi tổ chức chụp kỷ yếu ở trên. Dấu hiệu nào đang thấy thì xử lý ngay trong tuần đó, lúc sửa còn nhẹ.